O multitaskingu kao o velikom izazovu savremenog načina rada, i o tome kako se on može prevazići, razgovarali smo sa jednim od polaznika Agile Humans in-house treninga za Product Ownere, Tinom Deljaninom, direktorom marketinga iz kompanije Coinis, iz Podgorice.

Koliko vam je blizak agilan pristup u poslovanju?

U ovoj kompaniji sam već pet godina i svedočim njenom rastu od malog tima do kompanije srednje veličine. Zalažem se za to da agilnu metodologiju i agilni pristup kao takav, u svom radu prilagodim timu, zarad zajedničkih ciljeva. Inače, već više od godinu dana isprobavamo i primenjujemo Agilno. Prvi veliki napredak primetili smo u tehničkom timu, a onda su se, vođeni tim uspjehom, i drugi sektori odvažili da krenu u agilne promjene. 

Šta vas je zainteresovalo za ovaj trening?

Na trening sam došao da bih stekao jasniju sliku kako se Agilno može primijeniti u prodaji i marketingu. U međuvremenu, stekli smo dosta iskustva u planiranju. Uvidjeli smo da je, bar što se tiče nas u marketingu, jako teško isplanirati sprint od mesec dana a da ga nešto ne poremeti. U jednom trenutku smo porušili cijelu koncepciju i inicijalno planiranje je palo u vodu, jer smo nailazili na nepredviđene probleme. Takođe, dešavalo se da jedan dio tima bude preopterećen zadacima.
Tako smo postepeno došli do modela nedeljnog planiranja i dnevnih (daily) sastanaka. To sada podsjeća na neku rubikovu kocku, jer se sve mijenja i prilagođava dok ne dođemo do savršenog rješenja. Takođe, koristimo alat  "jira" uz pomoć kojeg možemo da pratimo ko šta radi i koliko mu vremena oduzima. Pa ipak, "jira" ne rješava problem, već ukazuje na njega. Pomaže da se problemi mapiraju da bi se kasnije mogli riješiti. 

U toku procesa rada, jako je važno eksperimentisanje, jer ne postoje univerzalni modeli primjenjivi na svaku kompaniju. To je i razumljivo, jer postoje različiti biznisi, vrste organizacija, a i ljudi su različiti.

Na treningu ste rekli da ste se ponekad osećali kao “hobotnica u cirkusu” zbog multitaskinga. Kako se taj izazov može prevazići?

Nekada se pri zapošljavanju kandidat prvo pitao koji strani jezik zna, i koje je škole završio, a danas se među najvažnijim pitanjima nalazi: Kako izlazite na kraj sa stresom i multitaskingom?

Multitasking se dešava većini nas. To je "ubica" produktivnosti, kreativnosti. Uz to, smanjuje sposobnost pamćenja a povećava stres, i konačno, dovodi do toga ljudi “sagore”. Najvažniji lijek je prioritizacija. Potrebno je biti brutalno iskren u pogledu toga što je najbitnije, treba prvo gasiti najveći požar. Da ću vam konkretan primjer prioritizacije iz naše kompanije. U jednom trenutku smo se zapitali: Da li ćemo tražiti novog partnera ili implementirati novi CRM sistem, odnosno sistem upravljanja u radu s klijentima? 

Dobro je da prvo ujutru uradimo ono za šta imamo najmanje motivacije, ono što nam je možda mrsko, a neophodno je (ono što Englezi opisuju izrazom “eat the frog”). 

Istakao bih da uz multitasking, mikromenadžment takođe negativno utiče na kvalitet rada. Iskreno vjerujem da svaki član tima treba da ima potpunu slobodu u pogledu odlučivanja, ali ne treba zaboraviti da velika slobodna nosi i veliku odgovornost. Važno je dobro iskomunicirati s timom šta su njegove realne mogućnosti, i znati šta je čija odgovornost. Ako se tako postavimo, otvara se teren za napredak.